Estruturação e Criação de Grupos
Após finalizar o seu cadastro e confirmar seu e-mail, chegou a hora de criar os grupos de acordo com sua estrutura organizacional. Podem ser criados por área, gestão, localização, unidades, liderança, segmentação, etc.
Vamos utilizar o exemplo da seguinte estrutura organizacional, lembrando que esse é um exemplo completo, já considerando algumas boas práticas, mas você pode montar da forma que considerar mais importante para a sua empresa.
É importante ressaltar que quando uma pessoa responde a uma pesquisa os seus feedbacks (qualitativos e quantitativos) são vinculados aos grupos ao qual ela pertence como membro e aos grupos que estão acima na estrutura hierárquica.
Os colaboradores que são vinculados como gestores dos grupos terão a visão dos números e feedbacks dos seus respectivos grupos e sub-grupos, sempre respeitando as regras de anonimato e a estrutura hierárquica (o padrão é mais de 3 respondentes).
Vamos lá!
Lembrando que apenas ADMINISTRADORES conseguirão criar e editar grupos, gestores terão acesso apenas aos grupos em que foram vinculados e não poderão realizar edições. Também é possível importar ou integrar a sua base de usuários e grupos, utilizando uma planilha de importação ou a API de integração do produto.
Se você estiver logado, acesse a área de equipe clicando aqui.
Você será levado para essa tela:
Clique no botão amarelo "NOVA EQUIPE"
Abrirá está tela:
Preencha os dados.
Nome da equipe: o nome do grupo, por exemplo: "Empresa A";
Gestores: pessoas que terão acesso aos relatórios e feedbacks do grupo, também podemos utilizar esse campo para atribuir o acesso das Business Partners;
Membros: os integrantes desse grupo, não tem acesso aos relatórios e apenas aos feedbacks que foram enviados por eles;
Grupo Ativo: quando ativo os feedbacks quantitativos e qualitativos serão vinculados ao grupo. É comum as empresas que não tem interesse de iniciar o disparo do convite imediatamente, criar os usuários e grupos de forma inativa e futuramente ativar os grupos para disparar os convites (Grupos e Usuários: Inativar e Ativar). Lembrando que para criar os usuários de forma inativa, isso é feito através de integração no plano avançado.
Iniciando a criação de cada grupo o preenchimento ficará desta forma:
É importante informar que os grupos iniciais normalmente são empresas, diretorias e grupos de segmentação.
Clique em SALVAR
Pronto, você iniciou a criação dos grupos que representam a estrutura departamental da empresa. Agora prosseguiremos com a criação dos outros grupos: Diretoria Geral, Diretoria Financeira, Contas a Pagar, Região São Paulo, Luena Candeias (CEO), Luena Candeias (CEO) - Diretos, Daisi Boaventura (Diretora), Daisi Boaventura (Diretora) - Diretos.
Vamos criar agora o grupo Diretoria Geral, Diretoria Financeira e Contas a Pagar.
Clique no botão amarelo "NOVO GRUPO" e repita a etapa anterior para cada um dos grupos.
Perceba que aqui adicionamos a Débora que é BP da equipe "Diretoria Financeira", isso vai permitir que a Débora não acompanhe apenas as notas de engajamento de um líder, mas consiga ter uma visão por equipe, dessa forma se uma equipe mudar de liderança a Débora consegue entender o impacto dessa mudança.
Dentro da nossa estrutura de exemplo, temos o Rafael como membro do grupo do "Contas a Paga", porém, novamente é importante ressaltar que os feedbacks quantitativo e qualitativo vão respeitar a estrutura de grupos e subgrupos (Contas a Pagar -> Diretoria Financeira -> Diretoria Geral -> Grupo ACME), logo suas respostas afetam a nota de todos os grupos da estrutura.
Chegou o momento de vincular os grupos e subgrupos, clique no botão Editar do grupo "Diretoria Financeira" e vincule como subgrupo o "Contas a Pagar", faça o mesmo no Grupo "Empresa A" com o grupo "Diretoria Geral" e "Diretoria Financeira".
Após terminarmos todas as edições é possível navegar na estrutura clicando na seta superior direita na imagem do grupo, dessa forma você consegue navegar até o grupo "Contas a Pagar" e visualizar os membros.
Pronto finalizamos o exemplo de estrutura de grupos com a visão dos departamentos da empresa, agora vamos falar sobre a segmentação de grupos.
É muito importante criar grupos de segmentação para ter uma visualização diferenciada, literalmente funciona como uma categorização dos colaboradores para ter visões complementares para estudo. O processo de criação é muito parecido, basta você determinar onde vão ficar as segmentações, normalmente as empresas cadastram como um grupo inicial ou dentro de um grupo de divisão por empresas (quando estamos lidando com um grupo de empresas e não com uma única empresa).
Como vinculamos o Rafael nesse grupo, as suas respostas serão vinculadas na estrutura de grupos do "Contas a Pagar" e no grupo "Região São Paulo".
Finalmente para concluir o nosso exemplo, podemos realizar os mesmos passos para montar uma estrutura de grupos com uma visão de liderança, muito utilizado para atribuir a nota de engajamento ao desenvolvimento do líder, aqui podemos acompanhar as métricas com um olhar de liderança, mesmo que a equipe do líder mude é possível entender o impacto dessas mudanças em relação à nota do líder.
Uma excelente prática é criar um grupo de líderes diretos abaixo do grupo do líder, dessa forma podemos acompanhar as notas de engajamento das pessoas que estão sobre a gestão dele e dos líderes que estão abaixo dele.
Finalizado! Nossa estrutura de exemplo vai ficar igual à imagem abaixo.
Algumas observações:
Clicando em ">" você terá acesso a cada subgrupo que esses grupos principais têm e assim sucessivamente.
Você poderá criar grupos sem pessoas, e adiciona-los posteriormente.
Administradores terão acesso às informações de todos os grupos e subgrupos, não sendo necessário se auto colocar como gestor em cada grupo.
Quando apagamos um grupo os feedbacks que foram atribuídos aos grupos acima são mantidos, toda e qualquer remoção é apenas uma remoção lógica;
Um usuário não pode ser membro de um grupo que é subgrupo no qual ele está atribuído como gestor;
Quando ativamos um grupo pai, ele ativa os grupos filhos e os usuários membros e gestores desses grupos;
Quando inativamos um grupo ele inativa a hierarquia e pergunta se você deseja inativar os usuários;
Editando um grupo que está ativo, ele sempre vai disparar o reforço de e-mail de convite para os usuários que não confirmaram conta;
Após a criação do grupo, em relatórios, os administradores e gestores dos grupos poderão visualizar e filtrar pelos grupos que são responsáveis, como mostra a imagem abaixo:
Também é possível fazer o mesmo filtro na área de feedbacks:
Pronto! Agora você consegue ter as visões Micro, Macro e total da empresa!
Faça diferente! Questione, Aja e Evolua. Fale com a nossa equipe agora mesmo utilizando o chat ao lado ou aprenda como a nossa pesquisa funciona.
Vamos utilizar o exemplo da seguinte estrutura organizacional, lembrando que esse é um exemplo completo, já considerando algumas boas práticas, mas você pode montar da forma que considerar mais importante para a sua empresa.
É importante ressaltar que quando uma pessoa responde a uma pesquisa os seus feedbacks (qualitativos e quantitativos) são vinculados aos grupos ao qual ela pertence como membro e aos grupos que estão acima na estrutura hierárquica.
Os colaboradores que são vinculados como gestores dos grupos terão a visão dos números e feedbacks dos seus respectivos grupos e sub-grupos, sempre respeitando as regras de anonimato e a estrutura hierárquica (o padrão é mais de 3 respondentes).
Vamos lá!
Lembrando que apenas ADMINISTRADORES conseguirão criar e editar grupos, gestores terão acesso apenas aos grupos em que foram vinculados e não poderão realizar edições. Também é possível importar ou integrar a sua base de usuários e grupos, utilizando uma planilha de importação ou a API de integração do produto.
Se você estiver logado, acesse a área de equipe clicando aqui.
Você será levado para essa tela:
Clique no botão amarelo "NOVA EQUIPE"
Abrirá está tela:
Preencha os dados.
Nome da equipe: o nome do grupo, por exemplo: "Empresa A";
Gestores: pessoas que terão acesso aos relatórios e feedbacks do grupo, também podemos utilizar esse campo para atribuir o acesso das Business Partners;
Membros: os integrantes desse grupo, não tem acesso aos relatórios e apenas aos feedbacks que foram enviados por eles;
Grupo Ativo: quando ativo os feedbacks quantitativos e qualitativos serão vinculados ao grupo. É comum as empresas que não tem interesse de iniciar o disparo do convite imediatamente, criar os usuários e grupos de forma inativa e futuramente ativar os grupos para disparar os convites (Grupos e Usuários: Inativar e Ativar). Lembrando que para criar os usuários de forma inativa, isso é feito através de integração no plano avançado.
Iniciando a criação de cada grupo o preenchimento ficará desta forma:
É importante informar que os grupos iniciais normalmente são empresas, diretorias e grupos de segmentação.
Clique em SALVAR
Pronto, você iniciou a criação dos grupos que representam a estrutura departamental da empresa. Agora prosseguiremos com a criação dos outros grupos: Diretoria Geral, Diretoria Financeira, Contas a Pagar, Região São Paulo, Luena Candeias (CEO), Luena Candeias (CEO) - Diretos, Daisi Boaventura (Diretora), Daisi Boaventura (Diretora) - Diretos.
Vamos criar agora o grupo Diretoria Geral, Diretoria Financeira e Contas a Pagar.
Clique no botão amarelo "NOVO GRUPO" e repita a etapa anterior para cada um dos grupos.
Perceba que aqui adicionamos a Débora que é BP da equipe "Diretoria Financeira", isso vai permitir que a Débora não acompanhe apenas as notas de engajamento de um líder, mas consiga ter uma visão por equipe, dessa forma se uma equipe mudar de liderança a Débora consegue entender o impacto dessa mudança.
Dentro da nossa estrutura de exemplo, temos o Rafael como membro do grupo do "Contas a Paga", porém, novamente é importante ressaltar que os feedbacks quantitativo e qualitativo vão respeitar a estrutura de grupos e subgrupos (Contas a Pagar -> Diretoria Financeira -> Diretoria Geral -> Grupo ACME), logo suas respostas afetam a nota de todos os grupos da estrutura.
Chegou o momento de vincular os grupos e subgrupos, clique no botão Editar do grupo "Diretoria Financeira" e vincule como subgrupo o "Contas a Pagar", faça o mesmo no Grupo "Empresa A" com o grupo "Diretoria Geral" e "Diretoria Financeira".
Após terminarmos todas as edições é possível navegar na estrutura clicando na seta superior direita na imagem do grupo, dessa forma você consegue navegar até o grupo "Contas a Pagar" e visualizar os membros.
Pronto finalizamos o exemplo de estrutura de grupos com a visão dos departamentos da empresa, agora vamos falar sobre a segmentação de grupos.
É muito importante criar grupos de segmentação para ter uma visualização diferenciada, literalmente funciona como uma categorização dos colaboradores para ter visões complementares para estudo. O processo de criação é muito parecido, basta você determinar onde vão ficar as segmentações, normalmente as empresas cadastram como um grupo inicial ou dentro de um grupo de divisão por empresas (quando estamos lidando com um grupo de empresas e não com uma única empresa).
Como vinculamos o Rafael nesse grupo, as suas respostas serão vinculadas na estrutura de grupos do "Contas a Pagar" e no grupo "Região São Paulo".
Finalmente para concluir o nosso exemplo, podemos realizar os mesmos passos para montar uma estrutura de grupos com uma visão de liderança, muito utilizado para atribuir a nota de engajamento ao desenvolvimento do líder, aqui podemos acompanhar as métricas com um olhar de liderança, mesmo que a equipe do líder mude é possível entender o impacto dessas mudanças em relação à nota do líder.
Uma excelente prática é criar um grupo de líderes diretos abaixo do grupo do líder, dessa forma podemos acompanhar as notas de engajamento das pessoas que estão sobre a gestão dele e dos líderes que estão abaixo dele.
Finalizado! Nossa estrutura de exemplo vai ficar igual à imagem abaixo.
Algumas observações:
Clicando em ">" você terá acesso a cada subgrupo que esses grupos principais têm e assim sucessivamente.
Você poderá criar grupos sem pessoas, e adiciona-los posteriormente.
Administradores terão acesso às informações de todos os grupos e subgrupos, não sendo necessário se auto colocar como gestor em cada grupo.
Quando apagamos um grupo os feedbacks que foram atribuídos aos grupos acima são mantidos, toda e qualquer remoção é apenas uma remoção lógica;
Um usuário não pode ser membro de um grupo que é subgrupo no qual ele está atribuído como gestor;
Quando ativamos um grupo pai, ele ativa os grupos filhos e os usuários membros e gestores desses grupos;
Quando inativamos um grupo ele inativa a hierarquia e pergunta se você deseja inativar os usuários;
Editando um grupo que está ativo, ele sempre vai disparar o reforço de e-mail de convite para os usuários que não confirmaram conta;
Após a criação do grupo, em relatórios, os administradores e gestores dos grupos poderão visualizar e filtrar pelos grupos que são responsáveis, como mostra a imagem abaixo:
Também é possível fazer o mesmo filtro na área de feedbacks:
Pronto! Agora você consegue ter as visões Micro, Macro e total da empresa!
Faça diferente! Questione, Aja e Evolua. Fale com a nossa equipe agora mesmo utilizando o chat ao lado ou aprenda como a nossa pesquisa funciona.
Actualizado em: 22/10/2020
Obrigado!