Buenas prácticas sobre cómo responder a feedbacks.

Preguntas más comunes sobre cómo responder un feedback.

Hay algunas preguntas que probablemente harás cuando se te presente la función de respuesta de feedback:

Después de recibir un feedback, ¿en cuánto tiempo necesito responder? ¿Existe una fecha límite ideal?

No existe una regla estricta para la respuesta. No es necesario que respondas en un plazo de 24 horas. Pero cuanto antes usted responda, mejor será la recepción de quien ha dado el feedback.

Pero tampoco es saludable responder de inmediato. Es interesante tomarse un tiempo entre la lectura y la respuesta (alrededor de 5 minutos) para ayudar a formular mejor qué responder.

Es importante pensar en algunos puntos, como:

- ¿Cuál es el contexto de este feedback?
- ¿Entendí correctamente el punto que planteó esta persona?
- ¿Hay algo que podría haber hecho de otra manera para evitar este feedback?

La empatía es la clave aquí.

¿Tengo que responder a feedbacks positivos o solo los constructivos?

Sí, debe responder a todos los feedbacks. Es importante hacer un refuerzo positivo, aunque sea un simple agradecimiento. Esta actitud demuestra que te preocupas por tus seguidores y que la opinión de ellos es valiosa.

¿Qué hacer cuando tengo muchos feedbacks para responder?

Ya hemos visto casos de gestores con más de 200 feedbacks por responder. ¡Es impresionante, sí! Pero no te preocupes. Esta es una señal de que tu equipo se preocupa mucho por el ambiente de trabajo y quieren cooperar para mejorarlo aún más.

En tales casos, debes utilizar el filtro para priorizar los constructivos. Pero poco a poco podrás responder a todos. También es importante responder desde los feedbacks más antiguos hasta los más recientes.

Recuérdate que es casi como los mensajes de WhatsApp, ¿cuántos mensajes respondes al día? Sí, son mensajes de WhatsApp de tu equipo, ciertamente por orden de prioridad de respuesta son los mensajes que debes priorizar primero. Recuérdate de cuidar a las personas, son las que realmente entregan valor a los clientes.

Formas de responder a los feedbacks

Hay dos comportamientos que siempre debes expresar al responder a un feedback:

¡Sea (excesivamente) positivo!

Muestra empatía.

Como ejemplo simple, podemos ver la diferencia que hacen la empatía y la positividad en el mensaje:

Hola, fulano de tal, ¿cómo estuvo tu día?

¡Hey! ¡Chico! ¿Cómo has sido tu día?

Cuando leemos ambos, tenemos la sensación de que el segundo ejemplo se está diciendo en un tono mucho más alegre.
Y todo lo que hicimos fue cambiar la puntuación.

Otra buena razón para escribir de manera positiva es que las personas tienden a reflejar nuestras reacciones. Entonces, si expresas positividad, ellos responderán con la misma positividad, ayudando a difundir un ambiente más liviano en toda la empresa.

En el siguiente ejemplo, observa la diferencia entre estas dos respuestas.

No recuerdo haber dicho eso. Hablaremos de ello el lunes.

Me disculpo si dije algo que te ofendió, ¡definitivamente no fue mi intención! Honestamente, no recuerdo haber dicho eso, pero ¿crees que podríamos hablar de eso el lunes? ¡Que tengas un buen fin de semana!

Nuevamente, la segunda respuesta parece mucho más amigable y atractiva. Aunque el primero es conciso y directo, es importante mostrar a los colaboradores que tienes empatía y que nunca querrás dañarlos.

Para los siguientes ejemplos, usaré preguntas reales que hacemos en TeamCulture y te mostraré algunos ejemplos de feedbacks que puedes recibir.

Ejemplo de respuesta de feedback

Pregunta hecha: ¿cuál sería el siguiente paso para tu crecimiento personal?

Feedback recibido: una nueva función dentro de la empresa

Cómo responder: Creo que es genial que quieras crecer en nuestra empresa. ¿Quizás podamos hablar de ello en el próximo uno a uno? ¿Tienes en mente el papel que le gustaría desempeñar?

Pregunta hecha: ¿cómo podrías aumentar tu nivel de satisfacción con los beneficios?

Feedback recibido: ¡Ojalá tuviera un horario más flexible!

Cómo responder: ¡por supuesto! Estamos felices de saberlo. Tengo curiosidad: ¿hay días específicos de la semana en los que deseas tener más flexibilidad? ¿Vamos a pensar juntos en un plan para ver si existe esa posibilidad?

Pregunta hecha: ¿por qué no crees que tienes el control del trabajo que necesitas hacer?

Feedback recibido: Creo que podrían incluirme más en el proceso de toma de decisiones.

Cómo responder: No tenía idea de que te sentías así, así que gracias por mencionar eso. Tal vez podamos hablar de ello en el próximo uno a uno, ¿qué te parece? Si me puede dar ejemplos específicos, me encantaría recibirlos.

Pregunta hecha: ¿qué te falta a tu trabajo para ser gratificante?

Feedback recibido: nada, es personal.

Cómo responder: no hay problema, lo respeto. Sabe que siempre que quieras hablar, estoy aquí para escucharte.

Puntos clave

Tómate todo el tiempo que necesites para dar una buena respuesta, pero no dejes de responder y no respondas rápidamente. Esto es más importante de lo que parece.

Agradezca que alguien se haya tomado el tiempo de darle un feedback. Dar feedback es siempre un esfuerzo que debe reconocerse.

Muestra empatía en tus respuestas.

Sea positivo en tus respuestas. Es difícil captar el tono de habla a través del texto, por lo tanto, un mensaje simple y directo puede parecer brusca para quien está leyendo.

¡Haga diferente! Cuestiona, actúa y evoluciona. Hable con nuestro equipo ahora mismo utilizando el chat lateral o tómate el tiempo para leer más sobre la plataforma.

Actualizado el: 29/04/2021